Mon travail de diplôme ou mémoire d'université avec Word... Help !

Vous n'êtes pas un débutant en Word mais de là à gérer les 50‑100 pages de votre travail de diplôme ou votre mémoire universitaire, il y a un sacré fossé ! Page de garde, table des matières, chapitres et sous‑chapitres, images ou graphismes divers à insérer... vous avez du mal.

Vous n'avez que peu de solutions à votre portée :

Créer le contenu du document et trouver une bonne âme qui vous fera la mise en page. C'est ce que j'ai fait pour le travail collectif de mon fils mais tout le monde n'a pas une maman ou la maman d'un(e) pote disposée à le faire !
Créer le contenu du document et payer un(e) pro pour la mise en page.
Suivre la séquence de bonnes pratiques de cet article - qui ne se veut pas une complète auto-formation car ce n'est pas possible bien entendu - afin de fournir à la bonne âme ou au pro payant un fichier propre qui ne demandera que quelques heures de mise en page.

Alors cher(e) étudiant(e), voici en bref la bonne séquence à respecter. Ci-dessous je vais vous aider à préparer un "squelette" de fichier correct. Et vous laisserez ensuite le ou la pro finaliser les détails.

Généralité importante

Il n'est pas judicieux de saisir tout le contenu de façon "brute" en prévoyant de faire toute la mise en forme plus tard, peut-être même à la fin de la rédaction. Vous avez procédé ainsi de nombreuses fois pendant vos études mais cela provenait du fait que le prof souhaitait vous apprendre les commandes liées à la mise en forme d'un document sans perdre du temps à saisir le texte. Mais la réalité professionnelle est tout autre : on saisit et on formate de suite la majeure partie des textes que l'on écrit. Sinon, le procesus est nettement plus compliqué et "mangeur" de temps.

Préparez la structure de vos pages avec des ordres d'entête et de pied de page GLOBAUX

Préparez une première page vide, saisissez PAGE DE GARDE au sommet juste pour la "qualifier"
Un CTRL + RETOUR pour créer une nouvelle page
Cette page servira à générer la table des matières : saisissez TABLE DES MATIERES au sommet juste pour la "qualifier"
Faut-il après ou avant une page de remerciements ou autre contenu important ? Préparez-la également et positionnez-la correctement dans la séquence de pages
Commencez votre contenu à proprement parler : appliquez Titre 1 à votre paragraphe (explications ci-dessous)
Double-clic dans un fond de page quelconque, là ou se trouvera le pied de page. Levez les yeux sur le ruban : un onglet EN-TETE ET PIED DE PAGE est affiché. Contrôlez que l'option PREMIERE PAGE DIFFERENTE n'est pas activée. Cet ordre est automatiquement récupéré si vous créez ultérieurement des sections et les utilisateurs s'arrachent les cheveux car ils ne comprennent pas pourquoi le numéro de page "disparaît" à certains endroits.
A gauche - toujours sur le même onglet - Groupe EN-TETE ET PIED DE PAGE - Bouton PIED DE PAGE - Choisissez un pied de page. Oui, la première page sera numérotée 1, puis numéros sur la table des matières... A ce stade on ne s'en préoccupe pas. Le ou la pro règlera cela tout à la fin.

Conseil : évitez d'insérer une page de garde (Onglet INSERTION - Groupe PAGES - Palette PAGE DE GARDE). Le résultat est assez complexe et peu approprié pour des non-pros de Word : page numérotée auto 0, en général pleine de contrôles de champ (vous maîtrisez ?), le tout agencé en mode flottant (vous maîtrisez aussi ?)

Priorité 1 : définir les titres de chapitre et de sous‑chapitre

Votre contenu s'organise inévitablement en chapitres et sous‑chapitres, donc en niveau 1, 2 voire 3 ou 4. Il vous faut indiquer à Word ces niveaux correctement. A partir de là, numérotation automatique, génération de la table des matières... tout sera l'affaire de quelques clics. Word met 9 niveaux en tout à votre disposition mais on va très rarement au-delà des 4 premiers. Saisissez donc votre texte et appliquez le niveau de suite.

Veillez à ce que votre curseur soit dans le paragraphe correspondant à votre niveau 1 ou Titre 1. Au pire vous pouvez sélectionner le paragraphe entier mais cela n'est pas nécessaire.
Onglet ACCUEIL - Groupe STYLES - Appliquez TITRE 1
Faites de même pour le niveau 2 et les suivants. Mais il n'y a pas de Titre 3 dans la palette ! Pas de panique, par défaut le niveau suivant s'affiche automatiquement dès qu'un paragraphe est défini dans le dernier niveau affiché (la définition en 2 génère l'affichage du niveau 3 etc...)
Mais le format est super moche !!! Oui 10 chances sur 10 que le format automatique de Microsoft ne vous convienne pas. Mon conseil : pour les premières pages, ignorez le problème et continuez avec le format automatique, afin d'avoir un panel de paragraphes définis en Titre 1, 2, 3 relativement conséquent. Ne vous fatiguez même pas à prévoir des retours de ligne avant ou après parce que vous trouvez que le titre "colle" trop au texte qui précède ou suit.

Re-définir le format des Titre 1, 2, 3...

Travaillez le format d'un des paragraphes défini en Titre 1 : changez la police, la couleur, la taille, les espacements avant et/ou après...
Lorsque le résultat final vous convient : curseur dans le paragraphe ou sélection complète de celui-ci.
Onglet ACCUEIL - Groupe STYLES - Palette des styles - Clic droit sur Titre 1 - Option METTRE A JOUR TITRE 1 POUR... Toutes les occurences de Titre 1 dans le document sont automatiquement mises à jour.
Faites de même pour Titre 2, 3 etc...

Numéroter les titres

Curseur dans une occurrence de Titre 1 (toujours dans le niveau le plus haut)
Onglet ACCUEIL - Groupe PARAGRAPHE - Bouton LISTE A PLUSIEURS NIVEAUX

Vous DEVEZ choisir un format qui indique Titre 1, 2, 3... Celui entouré de rouge est le grand classique. Vous souhaitez modifier tel ou tel niveau un brin ? A la fin ...

Générer la table des matières

Allez sur la page que vous avez définie comme telle. Vous pouvez supprimer le texte
Onglet REFERENCES - Groupe TABLE DES MATIERES - Appliquez un des deux formats prédéfinis
La table des matières est un champ automatique. Cliquez dedans pour pouvoir la supprimer, la mettre à jour
Oui le texte interne Table des matières est numéroté et c'est nul. Curseur dedans et combinaison clavier CTRL + MAJ + N
Les alignements ne vous plaisent pas, vous voulez des niveaux en gras... A la fin...

Bonnes pratiques pour l'utilisation des images et autres graphismes

Usez et abusez du tableau dont on a ôté les bordures pour placer côte à côte plusieurs images ou une image et du texte. C'est facile à gérer pour tout le monde, même les débutants...
Lorsque l'on insère une image, une icône... le résultat est comme un énorme caractère fixe. Conseil : dans la mesure du possible, laissez-les en fixe et leur gestion fera partie de la mise en forme finale.
Si vous voulez absolument placer librement sur la page une image ou une forme : clic sur le graphisme - petit bouton en haut à droite - palette des possiblités du mode dit "flottant" - faites votre choix. Une fois celui-ci fait, le graphisme se déplace dans la page. Attention, en fait c'est un peu comme un cerf-volant, sa liberté n'est pas totale et il y a une ancre qui apparaît quand on bouge l'objet (ancre cerclée de rouge sur l'image ci-dessous). Une fois votre image posée, veillez à ce que cette ancre soit placée en face d'un paragraphe non vide ou mieux devant le paragraphe qui fait référence à cet objet.

Voilà les bases. Pour la suite laissez faire le ou la pro ! Au moins si la base est propre, en 2-3 heures le travail de finalisation sera fait et votre document sera TOP... Comptez quelques heures de plus si votre document doit comporter une partie ANNEXES et BIBLIOGRAPHIE devant toutes deux figurer dans la table des matières et si la numérotation des pages va au-delà de la simple suppression du numéro sur la page de garde (dans ce cas il faut subdiviser le document en sections et cela prend un peu de temps à configurer correctement).

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